Procesy biznesowe

O skuteczności zarządzania przedsiębiorstwem nie świadczy jedynie osiągany zysk, ale przede wszystkim umiejętność wykorzystania posiadanych zasobów. Ponieważ zasoby są zawsze ograniczone, konieczna jest taka optymalizacja działań, by móc w pełni je wykorzystać.

Etapy optymalizacji procesów.

Aby zoptymalizować procesy biznesowe w firmie należy przede wszystkim zidentyfikować problem, który wymaga poprawy. Jego rozwiązanie jest tutaj celem do osiągnięcia. Kolejne kroki to:

- ustalenie zakresu prac i powołanie zespołu projektowego,

- analiza stanu aktualnego,

- opracowanie potrzebnych zmian w procesie,

- wdrożenie zmian.

Optymalizacja nie jest rzeczą łatwą. Im bardziej skomplikowany problem, tym dłuższy i bardziej skomplikowany jest proces opracowywania jego rozwiązania.

Korzyści płynące z optymalizacji.

Optymalizacja procesów biznesowych przynosi szereg korzyści. Do najważniejszych można zaliczyć:

- poprawa sprawności i czasu realizacji zadań,

- lepsze wykorzystanie czasu pracy, zarówno ludzi jak i parku maszynowego,

- eliminacja przestojów,

- obniżenie kosztów,

- zwiększenie rentowności.

Jak widać korzyści są widoczne zarówno w aspekcie finansowym, jak i  operacyjnym, funkcjonowania przedsiębiorstwa. Swoje odbicie znajdują również w sferze rynkowej, ponieważ dzięki optymalizacji procesów firma staje się bardziej konkurencyjna.

Zarządzanie organizacją w wielu przypadkach byłoby nieefektywne bez zastosowania systemów informatycznych. Dzięki nim możliwe jest przetwarzanie ogromnych ilości danych generowanych przez firmy. Wciąż rozwijane, stały się niezbędnym narzędziem zarządzania m.in. w podejściu procesowym.

Proces w wersji graficznej

W zarządzaniu procesowym ważne jest zrozumienie danego procesu przez wykonawców działań wchodzących w jego zakres. Pomocne jest w tym mapowanie czyli przedstawienie graficzne przebiegu procesu. Właściwie każda aplikacja do procesów zawiera możliwość tworzenia schematów. Jest to istotne, gdyż prace nad wszelkimi zmianami w obrębie procesu zaczynają się od stworzenia jego mapy.

Więcej niż obraz

Systemy wspierające zarządzanie to oczywiście dużo więcej niż tylko mapowanie.To także:

- modelowanie i optymalizacja procesów,

- monitorowanie ich przebiegu,

- platforma wykonawcza dla procesów,

- archiwizacja, raportowanie i analiza danych.

Większość systemów można oczywiście dostosowywać do potrzeb, dlatego korzystają z nich firmy o różnym zasięgu działania.

Ponieważ zmiana jest jedynym stałym elementem rzeczywistości, rynkowej także, zmianom ulegają również przedsiębiorstwa. Aby sprostać ich oczekiwaniom, aplikacje do procesów stale podlegają modyfikacjom. Dzięki temu zarządzający dostają coraz lepsze narzędzia pracy.

Jak określają zasady zarządzania jakością, uzyskanie pożądanego rzez nas wyniku jest dużo łatwiejsze i sprawniejsze w sytuacji, gdy wszelkie działania realizowane są w ramach ściśle określonego procesu. To dzięki niemu jesteśmy w stanie dojść do zakładanego przez nas celu w sposób szybki, przy jednoczesnym minimalizowaniu potrzebnych zasobów.

Istotne przedstawienie graficzne

Aby jednak wszystkie działania były rzeczywiście skuteczne, stworzona powinna zostać tak zwana mapa procesów. Dokładnie określa ona wszelkie możliwe procesy oraz podprocesy, dzięki czemu mogą być one skuteczniej realizowane.

Tego typu konstrukcja procesów może pokazać nam:

- w jaki sposób przepływają informację w ramach określonych działań,

- kwestie materialne,

- powiązania pomiędzy poszczególnymi procesami.

Znaczenie symboli

W przypadku mapy procesów ważne jest to, aby została ona przedstawiona w sposób graficzny, co zdecydowanie zwiększy jej czytelność, a także pozwoli nam lepiej korzystać z jej możliwości.

Przy jej tworzeniu, należy pamiętać o tym, iż dysponujemy różnymi symbolami graficznymi, które określają różne czynności. Warto pamiętać także, iż te same symbole mogą znaczyć zupełnie co innego w ramach różnych procesów. Przykładem na to może być kwadrat, który w procesie produkcyjnym oznacza kontrolę, natomiast w biznesowym działanie.